GDPR är den senaste förordningen som EU har påfört medlemsländerna. Förordningen reglerar hantering av data och annan typ av information som bland annat rör personuppgifter. Vad betyder detta svenska företag?

Vad är skillnaden på GDPR och dataskyddsförordningen?

På svenska heter den relativt nya förordningen dataskyddsförordningen. Den reglerar i det stora hela all hantering av personuppgifter och ett speciellt avsnitt är avsett för information som klassas som känslig. Alla bolag måste följa förordningen, det har en avgörande effekt för bolag som samlar in information om sina kunder, vilket i princip alla företag som säljer och köper varor gör.

För att kunna vara konkurrenskraftig på marknaden behöver företag samla in information om sin målgrupp. Den förordning som nu gäller i EU innebär att det ska föreligga ett medgivande av alla privatpersoner, som företagen samlar in information omkring och särskilt när det gäller information som förordningen klassar som känslig.

Känslig information är uppgifter som kan spåras till en individ. Det kan exempelvis vara personnummer, adress och namnuppgifter. Men även digital information såsom en IP-adress och liknande.

Påverkas företagens HR-data av förordningen?

De uppgifter som företagen samlar in om sina kunder är viktigt för att kunna skapa en framgångsrik verksamhet rent ekonomiskt. Företagen behöver veta vad kunderna vill ha för att kunna skapa tjänster och produkter som kunderna i sin tur vill köpa och använda.

Även information om företagens egna medarbetare är viktig i förhållande till företagens effektivitet, något som är avgörande för hur konkurrenskraftigt ett företag kan vara på marknaden. Genom att samla in information om personalen kan personalresurserna fördelas på bästa möjliga sätt inom företaget.

På engelska kallas begreppet, inom företagsvärlden, ofta för employee engagement, på svenska resursfördelning eller personalinitiativ, beroende på vad man syftar på specifikt. Praktiskt taget handlar det om att ha rätt typ av personal, med rätt kompetens, som utför rätt typ av arbetsuppgifter. Dataskyddsförordningen fastslår rent juridiskt att all personal ska godkänna att arbetsgivaren kan samla in och spara all den typ av information, som handlar om medarbetarna.

HR-data är information som företag samlar in om sin personal. Det kan exempelvis vara information om utbildningsbakgrund, ålder, meriter och arbetslivserfarenhet. Information kan användas för att fördela företagets personalresurser på ett effektivt sätt. Rent praktiskt kan det innebära att personalens kompetens inte används till fullo.

Varför är HR-data viktigt?

Konkurrensen på marknaden blir allt hårdare för företagen och det ställer allt högre krav på att vara konkurrenskraftig. I förhållande till konkurrenskraftighet kan HR-data ha en avgörande roll för många bolag. Sänkta priser till konsumenterna är inte alltid ett möjligt alternativ eller svaret på att bli ett konkurrenskraftigt företag – alternativet kan vara att ta del av employee engagement index, som ger en tydlig överblick över de personalresurser som finns att tillgå.

Med den informationen kan bolagen nämligen omfördela resurserna och därmed effektivisera processerna inom företaget. Det gör det möjligt att profitera på de resurser som redan finns inom bolaget, vilket sannolikt leder till att utgifter och kostnader minimeras.